5 เคล็ดลับการเตรียมเอกสารภาษีสำหรับ SME มือใหม่

5 เคล็ดลับการเตรียมเอกสารภาษีสำหรับ SME มือใหม่ การจัดการภาษีไม่ใช่เรื่องยาก หากคุณมีการเตรียมตัวที่ดีและเป็นระบบ ปัญหาที่ SME เจอบ่อยที่สุดไม่ใช่การคำนวณภาษีผิด แต่เป็นการหาเอกสารไม่เจอตอนที่ต้องใช้ หรือมีเอกสารแต่ใช้ไม่ได้เพราะรายการไม่ครบ บทความนี้รวมสิ่งที่ควรทำให้เป็นนิสัยตั้งแต่เดือนแรกของการทำธุรกิจ 1. รวบรวมเอกสารรายได้ให้ครบถ้วน เอกสารฝั่งรายได้คือใบกำกับภาษีขาย ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ และหลักฐานการรับโอนเงิน สิ่งที่มักหายไปคือรายได้ที่รับเป็นเงินสดหรือรับโอนเข้าบัญชีส่วนตัวของเจ้าของ ข้อแนะนำที่ช่วยได้มากที่สุดคือ แยกบัญชีธนาคารของกิจการออกจากบัญชีส่วนตัวตั้งแต่วันแรก เพราะเมื่อถึงเวลาปิดงบ รายการเดินบัญชีจะเป็นหลักฐานที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ทันที ไม่ต้องมานั่งแยกทีหลังว่ารายการไหนเป็นของกิจการ 2. แยกประเภทค่าใช้จ่ายให้ชัดเจน แบ่งหมวดหมู่เอกสารค่าใช้จ่ายให้ตรงกับที่จะบันทึกบัญชีจริง เช่น ค่าวัตถุดิบ ค่าเช่าสถานที่ เงินเดือนพนักงาน ค่าสาธารณูปโภค และค่าใช้จ่ายในการขาย จุดที่ต้องระวังคือค่าใช้จ่ายที่ไม่มีบิล ค่าใช้จ่ายที่ออกในนามส่วนตัวของเจ้าของ และค่าใช้จ่ายส่วนตัวที่ปนมากับของกิจการ สามอย่างนี้คือสาเหตุอันดับต้นๆ ที่ทำให้ค่าใช้จ่ายถูกตัดออกตอนตรวจสอบ ทำให้กำไรทางภาษีสูงกว่ากำไรที่คุณคิดไว้ 3. ตรวจสอบความถูกต้องของใบกำกับภาษี ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปต้องมีรายการครบตามที่ประมวลรัษฎากรกำหนด ถ้าขาดรายการใดรายการหนึ่ง จะนำภาษีซื้อไปใช้ไม่ได้ รายการที่ต้องมีคือ - คำว่า "ใบกำกับภาษี" ในที่ที่เห็นได้ชัดเจน - ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการที่ออกใบกำกับภาษี - ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ - หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี) - ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือของบริการ - จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณจากมูลค่าสินค้าหรือบริการ โดยแยกออกจากมูลค่าให้ชัดเจน - วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี สิ่งที่คนมักพลาดคือชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อสะกดผิดหรือไม่ตรงกับหนังสือรับรอง และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีผิดเพียงหลักเดียว ให้ตรวจตอนรับใบมา ไม่ใช่ตอนสิ้นเดือน เพราะถ้ารู้ช้าจะขอให้ผู้ขายออกใบใหม่ยากขึ้นมาก 4. จัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบและเก็บให้นานพอ แนะนำให้จัดเก็บตามเดือนและตามประเภท แยกแฟ้มขายกับแฟ้มซื้อออกจากกัน และเขียนเดือนไว้ที่สันแฟ้มให้เห็นชัด เรื่องระยะเวลา กฎหมายกำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชี หลายกิจการทิ้งเอกสารเร็วเกินไปเพราะคิดว่ายื่นภาษีไปแล้วก็จบ แต่การตรวจสอบย้อนหลังเกิดขึ้นได้หลังจากนั้นหลายปี 5. ใช้เทคโนโลยีเข้าช่วย และอย่ารอถึงสิ้นปี การใช้โปรแกรมบัญชีบนระบบ Cloud ช่วยให้บันทึกข้อมูลได้แบบ real-time ถ่ายรูปบิลเก็บไว้ได้ทันทีที่จ่าย และดูตัวเลขได้ทุกเมื่อโดยไม่ต้องรอผู้ทำบัญชีสรุป แต่เครื่องมือช่วยได้เท่าที่มีคนป้อนข้อมูลเข้าไปเท่านั้น สิ่งที่สำคัญกว่าโปรแกรมคือความสม่ำเสมอ ลงข้อมูลทุกสัปดาห์ใช้เวลาไม่ถึงชั่วโมง แต่ถ้าปล่อยไว้ทั้งปีแล้วมาทำทีเดียว จะใช้เวลาหลายวันและมีโอกาสผิดพลาดสูงกว่ามาก กำหนดเวลาที่ควรจำ การเตรียมเอกสารให้ทันคือครึ่งหนึ่งของงาน อีกครึ่งคือการยื่นให้ตรงเวลา กำหนดที่ SME เจอเป็นประจำ ได้แก่ การนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป และการยื่นแบบภาษีมูลค่าเพิ่มภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ส่วนภาษีเงินได้นิติบุคคลมีทั้งรอบครึ่งปีและรอบสิ้นปี ซึ่งกำหนดขึ้นอยู่กับวันสิ้นรอบบัญชีของแต่ละกิจการ ถ้ายื่นผ่านอินเทอร์เน็ตจะได้ขยายเวลาออกไปจากกำหนดปกติ ควรตรวจสอบกำหนดของรอบบัญชีตัวเองกับผู้ทำบัญชีอีกครั้ง เพราะค่าปรับจากการยื่นล่าช้ามักแพงกว่าค่าจ้างทำบัญชีทั้งเดือน สรุป การเตรียมเอกสารที่ดีคือหัวใจสำคัญของการทำบัญชีที่ถูกต้อง และช่วยให้คุณวางแผนภาษีได้อย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งที่ทำให้ SME ปวดหัวเรื่องภาษีแทบไม่เคยเป็นเรื่องกฎหมายซับซ้อน แต่เป็นเรื่องพื้นฐานอย่างการแยกบัญชี การเก็บบิล และการลงข้อมูลให้ทันเวลา หากไม่แน่ใจว่าเอกสารของกิจการครบถ้วนหรือยัง ทีมงาน IC Accounting & Service ยินดีตรวจสอบและให้คำแนะนำเบื้องต้นฟรี ก่อนที่ปัญหาจะสะสมจนแก้ยาก